Com um foco nos detalhes e especificidade de cada negócio, e pensado para grandes volumes de informação, o officegest inclui imensas funcionalidades unicas.

O seu negócio merece mais do que o standard.

Algumas funcionalidades Officegest mais detalhadas:

  • Questões relacionadas com o RGPD – Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados;
  • Automatização do processo de gestão dos Recursos Humanos – Salários; Contabilidade;

  • Quem pode aceder aos diferentes Módulos, bem como restrições, seja por localização ou por horário;
  • Acesso ao OfficeGest, sem limite do número de Colaboradores.
  • Separação entre Clientes, Fornecedores, Colaboradores, Vendedores, Prospects, Leads: Faça a gestão de forma independente, em todas as áreas. 
  • Crie relatórios personalizados, e que satisfaçam as necessidades especificas que idealizar;
  • Execute com regras temporais, adicione ao menu, ou envie por email;
  • Parametriza a equipa (Recursos Humanos) que estão associados a uma dada Equipa;
  • Permite associar Oportunidades de Negócio a uma dada campanha de marketing;
  • Define e parametriza os passos existentes no funil de vendas (pipeline) existentes na gestão comercial da empresa;
  • Permite a visualização gráfica das Oportunidades em função dos critérios pré-estabelecidos e lista e edita essas mesmas Oportunidades de Negócio.
  •  
  • • Agendamento de serviços com notificações automáticas a clientes;
    • Informação automática dos planos de manutenção da viatura;
    • Múltiplos Check-List de validações para que nada falhe na hora da entrega da viatura;
    • Interligação com aplicações de orçamentação, tais como GTMOTIVE ou a TECDOQ;
    • Gestão de tempos de mecânicos por viatura, qual a viatura em que se encontra, quanto tempo
    despendeu e que tarefas realizou;
    • Indicações de tempos médios por operação em ordem de serviço;
    • Monitor de status na receção de clientes;
    • Alerta de manutenção para clientes;
    • Interação dinâmica com clientes.

  • Parametrização e caracterização dos tipos de movimentos de stock existentes na Empresa;
    • Criação e parametrização dos atributos correspondentes aos Códigos de Barras Especiais;
    • Automatizar e acelerar o processo de encomendas a fornecedores e minimizar roturas de stocks;
    •  Permite alterar os preços em função da estratégia e da politica comercial, em função de critérios de segmentação de clientes e/ou comerciais;

 

  • O nosso módulo de Contratos e Assistências permite uma gestão minimalista de assistências técnicas prestadas a clientes, agrupadas ou não por contratos de prestação de serviços. 
  • Registe pedidos de assistências tecnicas;
  • Acompanhe a evolução da reparação, editando estados com comentários associados;
  • Adicione artigos a cada registo de manutenção;
  • Associe as suas intervenções de assistência a contratos de prestação de serviços, controlando assim os a sua rentabilidade cada um as várias ass

 

Crie processos automaticos de faturação (ou outro documento), com regras especificas como:

    • Distintas periodicidades;
    • Processamento completamente automático ou com passo intermédio manual para pré-validação;
    • Inclua no documento o descritivo temporal da subcrição de forma automática, seja referente ao passado, ou ao futuro da data do processamento.
    • Possibilidade de gerar documentos finais ou em rascunho;
    • Adicione custos de activação, artigo principal e artigos extra ao processo de subcrição;
    • Controle as datas de renovação, facturação, e suspenção das subscrições;
    • Crie integrações pelos Webservices para activar ou desactivar serviços
  •  Realizar as marcações ou agendamentos;
  • Regista informações relacionadas com as datas associadas ao documentos, série do documento, fluxo do documento e registo das comunicações por email;
  • Caracteriza a oportunidade de negócio e se está associado a alguma campanha de marketing;
  • Gerir de forma mais eficaz os processos ao interagir com o módulo de stocks e com as Fichas de Clientes/Prospects;
  • Identifica da Margem de Lucro da fatura;
  • Efetue lançamentos correntes de forma automática para a contabilidade 
  •  Listar não só as Encomendas elaborados como também, as Encomendas que estão em processo de elaboração ou pendentes;
  • Maximizar a interação com os Fornecedores e minimizar o tempo neste processo de pedido de cotações a Fornecedores;
  •  Processa os mecanismos associados ao procedimento de Compras relacionadas com a liquidação da faturas de Fornecedores.
  • Acesso rápido à lista de reservas com a sua gestão em qualquer lugar e hora;
  • Disponibilização de vários relatórios com as preferências dos clientes e os pontos fortes do seu negócio;
  • Intuitivo e rápido, aceda a todas as disponibilidades e reservas;
  • Acompanhamento dos seus clientes e aproveitamento do histórico para novas campanhas;
  • Área de colaboradores para manutenção;
  • Interligação á aplicação de restauração dos Terminais de Ponto de Venda (POS) com a estadia dos
    seus clientes;
  • Interligação com sistemas de integração e reservas online com atualização automática em multicanais
    como Booking, etc.
  •  
  • • A receção de ficheiros por email, FTP e upload standard;
    • A classificação por tipologias de ficheiro;
    • Possibilidade de integração direta na gestão e contabilidade OfficeGest;
    • Possibilidade de criação de tabelas independentes de informação como “Currículos” ou “Leads”;
    • A criação de “Templates de OCR” para tabelas independentes;
    • O pré-lançamento automático de fatura na gestão pelo QR CODE;
    • A solicitação de Validação e de Aprovação para pagamento apenas de conhecimento administrativo;
    • Regras para facilitar a classificação, como tipologia de fornecedores contabilísticos (serviços,
    comunicações, rendas, etc);
    • A integração com CRM e Gestão para uma visão 360º dos dados;
    • A pesquisa universal e simplificada de anexos, independentemente da classificação.

    •  Rácios e os indicadores de gestão que o ajudam nas suas tomadas de decisão.
    • Assegura e prepara todas as suas obrigações fiscais e métricas do negócio
    • Estabelece a parametrização da periodicidade do IVA e a utilização ou não do Inventário Permanente.
    • Caracteriza e parametriza as Contas do Plano de Contas do SNC – Sistema de Normalização Contabilística.
    • Permite num só local proceder à caracterização, tipificação e parametrização do Lançamento
    •  Preenchimento automático da Declaração de Rendimentos e Retenções
  • Com esta funcionalidade do Officegest pode facilmente fazer transferências a nível internacional de forma intuitiva e simples. 
  •  
  •  Permite fazer a gestão e controlo dos cheques pré-datados e a gestão dos cheques emitidos;
  • Permite criar a reconciliação bancária entre os documentos da Gestão e os extratos bancários. De forma automática valida os movimentos que estão coincidentes e deixando em pendentes os restantes;
  • Configuração SEPA, “Single Euro Payments Area”, e tem como objetivo uniformizar e simplificar as transferências em euros, os débitos diretos e os pagamentos com cartão em 32 países europeus.
  • Automatização do procedimento das Remunerações e Encargos com o Pessoal na Contabilidade;
  • Simulação de recibos;
  • Gestão de avisos com alertas;
  • Tratamento de contribuições de independentes.
  • Faça a gestão de todos os seus ativos tangíveis no Officegest;
  • Gestão dos seguros associados; 
  • Interligue com o módulo da contabilidade para automatizar os processos contabilísticos;
  • Automatização de mapas de mais e menos valias; 
  • Automatização de mapas de depreciações e amortizações; 
  •  A gestão e processamento de follow-ups de qualquer pedido de suporte técnico ou comercial juntos
    dos seus clientes e/ou fornecedores;
    • Uma solução WebBased plenamente integrada na gestão financeira, comercial, de suporte e de
    marketing;
    • Capacidade de resposta para departamentos ilimitados;
    • A incorporação do email de domínios corporativos por IMAP;
    • A abertura de pedidos de suporte automático por email, por telefone e outros meios;
    • Um sistema de templates de respostas automáticas para facilitar e diminuir o tempo de resposta dos
    operadores;
    • Templates de resolução para apoiar na identificação das tarefas a executar para fechar determinado
    Ticket/Comunicação;
    • Um sistema de SLA com gestão de tempos de resposta;
    • A inclusão de um sistema com inúmeros relatórios base mais alarmística;
    • A possibilidade de incrementar um módulo para personalização de relatórios e KPI’s;
    • Análise de performance de operadores;
    • Logs de ações;
    • Muitas outras funcionalidades.

✓  Controlo de Stock de Viaturas;

✓  Preparado para integrar com Marketplaces; 

✓ Registos Fotográficos da viatura; 

✓ Controlo de Seguros e Inspeções Periódicas Obrigatórias; 

✓ Registo de todas os aspetos e condições da viatura; 

✓ Alertas personalizados; 

✓ Historial de intervenções; 

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  •  Integração com a base de dados do IMT tendo em conta a matrícula da viatura;
    • Disponibilização imediata de fotografias da viatura tiradas no local;
    • Gestão dos custos decorrentes do desmantelamento e abate;
    • Relatórios automáticos sobre a rentabilidade do desmantelamento;
    • Aplicação mobile que possibilita o acesso ao software quando e onde quiser;
    • Disponibilização imediata em lojas online próprias e Marketplace como: Custo Justo, StandVirtual;
    • Atualização automática dos Stocks.

Criação de guias de resíduos de forma rápida e intuitiva;

  • Importe os seus ficheiros SAFT para o Officegest de forma segura e rápida
  • Toda a solução Online: Esteva onte estiver, valide o status de cada processo de reserva, entregas, recolhas, validação de danos, …
  • Reservas múltiplas num mesmo processo;
  • Gestão de pontos de recolha e entrega, com validação de capacidade de compromisso;
  • Integração com Oficina: Faça a gestão de manutenções e reparações de forma integrada;
  • Contratos digitais : Emita Contratos de forma completamente digitalizada, incluindo assinaturas;
  • Faturação integrada, em qualquer momento do processo da reserva;
  • Experimente a Assinatura Digital! Esqueça o papel. Permita que seus clientes assinem e recebam contratos…
  •  
  • Defina as empresas de transportes que mais utiliza; 
  • Crie tabelas de preços associadas a cada empresa. 
  • Assistência Técnica Preventiva e Corretiva
  • Gestão de ordens de trabalho em aberto
  • Gestão de ativos em clientes
  • Planos de manutenção Técnica
  • Listas de tarefas e Medições
  • Centros de Custo por Obra – valiação em tempo-real e em qualquer lugar, dos resultados operacionais e financeiros através dos centros de custos de cada obra.
  • Gestão de Materiais Consumidos – Previsão, planeamento e avaliação dos materiais enviados e consumidos nos estaleiros das Obras numa lógica de multi-armazéns.
  • Controlo de equipamentos – Acompanhamento em tempo-real da disponibilidades dos equipamentos e sua afetação sejam eles internos ou aluguer.
  • Autos de Medição e Gestão de Custos – Criação de Autos de Medição para controlo interno ou faturação ao Dono de Obra. Avaliação em tempo real dos custos e respetivo planeamento.
  • Quando e onde quiser – Controlar em tempo real e em qualquer lugar, os prazos das obras, garantias de obra, estados e reporting diário de cada obra.
  • Relatório de Gestão – Criação e automatização de Relatórios de Gestão completos com todos os dados e informações referentes às suas Obras.
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  • Assegure o cumprimento todas as regras do RGPD ao ter disponível templates pré-definidos em conformidade com as normas atuais; 
  • Relatórios personalizados e automatizados. 
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